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　　一、对公文词语选择的基本要求

　　1．认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。可在公文中采用的词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法方面有差别，也有联系。为此，要使公文用语精当，必须注意对词语认真加以辨析，真正掌握其确切含义，否则就很有可能造成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。如下面一段文字：

　　经反复核查证明，张某、李某曾在 1987年 9月间收受过 XX公司的巨额贿款（每人分别收受现金 50000元），已构成受贿罪。案发后，二人还与XX公司业务负员X X订立攻守同盟，妄图掩盖过错。

　　文中“过错”一词，显然是对“罪行”的误用。“罪行”与“过错”，在法律意义上都指违法行为，但却有明显的轻重之别。“过错”是民事责任的要件，指因故意或过失而损害他人利益的违法行为；“罪行”则是指犯罪行为，它对社会具有危害性并触犯刑律，是应依法受到刑罚处罚的。文中已确认二人的行为构成犯罪，却又称妄图掩盖“过错”，是自相矛盾并严重失实失当的。由此可见对词语不认真辨析其含义，凭想当然或者“望文生义”地去理解和使用，会造成表意的失误。   

　　在辨析同语含义的过程中，还应特别注意不同同语所包含的意义在范围大小、性质轻重等方面的差别。如“权利’与“权力”，前者的范围要大于后者；“差错”、“过失”、“过错”的性质是依次严重的。

　　2．注意分辨词语的感情色彩，以正确责达作者的立场观点。如果按照词语自身的感情色彩对其加以划分，实词部分可分为褒义词、贬义词和中性词三类。前两类感情色彩强烈、爱憎分明，而中性词则在不与其他词语搭配的情况下，没有感情的倾向性。在公文中，对事实的叙述要求客观准确，而在表明立场主张时则要求旗帜鲜明。也就是说，肯定什么，否定什么；赞成什么，反对什么；是爱还是增；是赞赏还是谴责，都要有明确的态度。为达到这一要求，必须注意分辨词语的感情色彩。做到这一点，不仅能使阅文者更准确地领会作者意图，而且还可使文件简明。如“在某些领导者的庇护下”和“在某些领导者的保护下”两句话中，贬义的“庇护”与褒义的“保护”就已鲜明地表现了作者的态度，无需再对所要讲的事情定性，人们即可知晓作者肯定或否定什么。

　　3．注意同语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果。词语的声音和语调对语义有一定的影响，如能于以重视，在选词中注意使音节匀称，注意避免因同音异义和语调附加语义带来的歧义，则有利于提高表达效果。

　　4．注意同语间的正确搭配，遵循语言法则。同语的选择要受事理逻辑、搭配习惯的制约，如随意超越这些制约，就会影响表达效果。如：

    他们从实际情况出发，在发达农业生产中，因地制宜，不断创新，终于开创出一套发达农业各项生产的宝贵经验。

　　这里，“发达”与“生产”，“开创”与“经验”都属于不妥当的搭配。

　　词语的搭配最根本的是要使语义搭配合乎事理、合乎逻辑，同时又要注意符合语言习惯。

　　5．注意公文具体使用场合对同语风格的要求，维护公文的严肃性及强制影响性。公文大都使用于正式、庄重严肃的场合，为与之相协凋，选择词语时务必注意同语的风格特点，除特殊情况外，一般不用口语、谚语、歇后语以及方言土语，书面词语中带有调侃、诙谐意味以及不够严肃郑重的词语也不应入选。

　　6．注意针对公文具体收受对象的特点选词，以便有的放矢，便于理解和执行。公文具体收受对象的理解能力以及与发文机关的关系不同，公文所选用的词语也就应有所差别，否则就难免会因“无的放矢”，而使对方难以理解；不知所云，或给对方平添困难，影响正常的工作关系。

　　在一般情况下，如对方具体阅文者为专业人员，则词语的专业性、行业性可以强一些，反之就应避免使用专深的术语，注意少用专用词语；具体阅文者久化程度较高，可以适当使用古语词、外来词，阅文者文化程度较低或高低不一时，则务必注意词语的通俗性。当收文机关为自己的上级时，用词当特别注意礼貌与语气的和缓，相反，如对方是自己的下级时，则既应注意尊重对方，又需中肯坚决毫不婉曲。而当对方是自己的平级或不相属机关时，用词就要特别注意谦敬和明确，注意体现平等协作精神。

　　7．注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果。公义中所涉及的人物和事物是多种多样的，人物的地位、事物的性质、出现的年代以及相互之间的关系不同，就需要用不同的词语来表达，以使表达更鲜明、更直接、更有效。如在公文中，对正面的人物、正确的事物就不能用贬义词，同样也不可用褒义词来表达反面人物和错误的事物；对错误性质严重的事物应用严峻冷酷的词语，对正确的需褒扬的事物则要用有一定热情、能鼓舞人心的词语；对历史上的人或事可以多用一些古语词，对现代事物就可适当多用一些外来词和具有时代特色的新鲜词语；对于发文机关以及与其有直接关联的人或事，可考虑正确地使用一些谦词，而对于受文者及与其有直接关税的人或事，则应恰当地使用表示尊重和礼貌的敬语。

　　8．注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。一件公文的上下文对词语的选择具有很大的影响。有时为了使文气贯通从调一致，上下文的词语需要相互照应配合；有时为避免不必要的重复，必须使用不同的词语。如：

　　“对于未按标准交费的同志，要由其所在单位的领导进行批评教育，并责令其进行补交。”

　　以上例句中，第一例中“进行”一词的重复出现是不必要的，后一个“进行”应改为“予以”。

　　9．注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力。不同文种对词语的选择都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已经涉及的公文使用场合、收受对象、人与事物性质等对选词的要求都与文种有一定关联，不同文种都在这些方面表现出一定的特殊性；另一方面则在于同一文种实际上就是独具特色的一种文章，这种特色往往在词语的选择上有较鲜明的表现。

　　一般情况下，规范性公文的词语要求含义高度精确，风格庄重、朴实；领导指导性公文的词语则更重含义的明确、周密、概括、简洁；公布性公文的词语须讲求准确、通俗，发音响亮上口；陈述呈清性的报告、请示的词语要求简洁明了；函的词语更讲究和缓融洽而明确、概括。
二、对公文语句的基本要求

　　公文中的语句，主要应达到如下要求：

　　1、含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义。

　　如下语句的含义便不够清晰：

　　“刚从大城市来到这荒僻的山区工作的确会有些不习惯，但这种不习惯实在只是个时间问题。”

　　这里的“时间问题”语义含混，应直接讲“但这种不习惯是暂时的”。语义多歧的句子更需避免：

　　“如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告，并记录在案，作为奖金发放的依据。”

　　这里所表达的不是作者本意，准确地说应作为少发或不发奖金的依据，而不是原字面上所表达的那样。   

　　2．句子成分搭配得当。以下几个例句是搭配不当的典型，应注意在公文写作中避免出现类似语法错误：

　　“在这个车间里，勤俭节约的精神日益浓厚。”（主谓搭配不当）

　　“这项主体工程也是本省化工行业中最大最先进的一项节能措施。”（主宾搭配不当）

　　“这场技术竞赛是在酷热的气温中进行的。”（定语与名词中心语搭配不当）

　　3．句子成分完整。不能漏掉或隐去语句中必须有的成分，否则将出现成分残缺的语法错误。如以下例句：

　　“从这份文件里，使全厂干部了解到开展政治思想工作的重要性。”（因滥用了“使”，造成缺主语）

　　“这个班组的工人普遍有健康的情趣，大家农业余时间里从不屑于那些乌七八糟的小报。”（“不屑于’后缺调语“看”）

　　“目前，XX市正在开展整顿交通秩序。”（遗漏宾语“的活动”）

　　“这是一支过得硬的队伍，他们每建造一座发电站，力求全优，不留任何质量隐患。”（“力求全优”前缺状语“都”，因而不能同“每”相呼应）

　　4．语序安排妥当。语序指词语组合的次序。它既反映了一定的语言习惯，又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会产生很大的变化，有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的，还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的。以下几个例句都存在语序不当问题：

　　“这样的活动乐于使广大农民群众接受。”（“乐于”应移至“接受”之前）

　　“我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会，X X院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。”（“其他”应移至“学院的”之后，否则将有歧义产生）

　　“5月 3日，我们访问了参加过五四运动的当年的爱国老人。”（应将“当年的”移至“参加”之前，删去“的”字）

　　“该文件根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，由本部办公厅文电处撰拟。”（应改为“该文件由本部办公厅文电处根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定撰拟。”）

　　5．合乎事理。就是语句必须符合实际，合乎逻辑规律。下面几个例句中所反映的错误在公文中常有出现：

　　“这个地区气候宜人，除气温偏低外很适合发展水产养殖业。”（自相矛盾）

　　“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给惯偷、流氓和坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机。”（种概念与属概念并列，违背了本来的包含关系，惯偷、流氓无不是坏人）   

　　“衡量一个企业是否经营得好，要从这样一些方面考察：第一人尽其才；第二，有正确的经营方针；第三，有强有力的领导班子’（前后不对应，前面讲“是否”，后面则只讲了“是”而没讲“否”）

　　“我们应注意提拔、发现、培养青年干部。”（并列关系的概念其排列次序应合乎逻辑，改为：“发现、培养、提拔”）

　　“只要我们统一认识，振奋精神，今年初中毕业班的升学率一定能达到100％。”（条件不充分）

　　“我们认为，工人技术水平的提高是完全可能的，因为工业生产需要参与其间的工人掌握必要的技术。”（“判断”与“证明”间没有必然联系）

　　6．句式合理并力争有最佳表达效果。句式合理是指其内部结构合乎规范，力争有最佳表达效果是指要充分利用不同句式的不同修辞功能，结合实际需要，对句式多加比较，选取其中能产生最满意效果的。请看下例：

　　　“今年生产任务的提前完成，靠的是全厂干部、工人的齐心努力，各有关协作单位对本厂的积极支持和热情援助取得的。”

　　这里将“……靠的是…”和“……是靠……取得的”两种结构的句式混用，造成语义纠缠不清。